• 名刺を自社で作成するとき

    名刺は会社で働いていると支給されるもので営業は勿論たくさん使用します。取引先に配って回る消耗品で発注も突然来ることが多くあります。そのため最近の企業では自社で名刺を作成し印刷しているところも多くあります。

    名刺を外注している場合

    外回りをしている営業は突然名刺作成の依頼をしてくることがあります。それも明日中にとか時間的に余裕なく依頼が来ることが多いです。依頼される総務は慌てて発注しながら、もっと早く依頼して欲しいと嘆いていたりします。このようなケースを経験している総務担当者は多いです。更に最近では企業自体が合併をしたり、社名を変更したりと企業間で淘汰される業界もあります。それにともない住所や電話番号も変更になったりすることもあり、名刺を発注単位の枚数で注文してもすべて使い切らないうちに新しい柄の名刺を作成しなければならなかったり経費の無駄にもなります。そういう意味から少ない発注単位で注文ができれば経費を無駄にしなくても済みます。

    自社で作成するメリット

    このような納期のスピードや経費の削減という面から考えて、最近の企業では社内で名刺を作成するところも増えてきています。名刺作成のソフトとプリンターという初期導入だけで社内での作成が可能になります。最初は自分たちで名刺の型を作成したりカラーの場合には色合いを確認する必要があります。データと印刷設定ができたら後は印刷するだけで名刺が出てきます。多くの色を使用している名刺や細かな文字が多く記載されている名刺の印刷の場合には、プリンターの目詰まり防止のために一定枚数を印刷した後しばらくの間機械自身でメンテナンスをおこなったりします。印刷時間自体は早いですがメンテナンスの時間も結構かかります。しかし総じて外注に出すよりも早く納品することができます。

    運用する前にルール作り

    しかも自社で作成している名刺であれば、印刷枚数も自由に設定できますし、住所が変わっても電話番号が変わってもすぐに作成し対応することができます。このように便利な反面、どうせ社内で作成しているのだからぎりぎり注文しても印刷してくれるという風潮が社内に流れないようにすることが大切です。総務のような印刷する側としても帰り間際に急ぎの印刷の注文はやめて欲しいと思います。そのため社内で作成することになったとしても、ルール作りをしておくことが大切です。注文するためにはいつまでどのようなルートで申請する等といったものをあらかじめ作り、それにそって手続きが行われるようにならないと、いざ運用開始してみると現場が混乱することも想定できます。